Administrations-Agent für Agenturen | iqscale – Angebote, Rechnungen & Onboarding automatisieren

ADMINISTRATIONS-AGENT · AKTIV

Papierkram bringt keine Marge.
Also macht ihn der Agent.

Angebote, Rechnungen, Onboarding, Wiedervorlagen — der Verwaltungskram deiner Agentur läuft automatisch. Dein Team macht wieder das, wofür Kunden zahlen.

agent@iqscale:~$

Kostenloses Erstgespräch Alle Agenten ansehen

Individuell pro Agentur DSGVO-konform Von einem Agenturinhaber gebaut

<10%

MANUELLER ARBEITSANTEIL

24/7

LÄUFT AUCH NACH FEIERABEND

VERGESSENE WIEDERVORLAGEN

// Das Problem

Verwaltung ist die Arbeit, die niemand bezahlt. Jedes Angebot, jede Rechnung, jedes Onboarding kostet Stunden — und keine davon steht auf einer Kundenrechnung.

Papierkram frisst Marge

Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Verträge pflegen — Woche für Woche Stunden, die kein Kunde bezahlt.

Onboarding zieht sich

Neue Kunden warten auf Unterlagen, Zugänge und Infos — weil alles manuell zusammengesucht und versendet wird.

Fristen gehen unter

Vertragsverlängerungen, offene Rechnungen, Follow-ups — was nicht im Kopf bleibt, fällt durchs Raster. Bis es teuer wird.

// Was der Agent übernimmt

Vom Angebot bis zur Wiedervorlage — automatisch.

Angebote & Verträge

Aus deinen Projektdaten entstehen fertige Angebote und Verträge — im Look deiner Agentur, mit Versionskontrolle und Freigabe-Workflow. Du prüfst und versendest, statt zu tippen.

Rechnungen & Zahlungen

Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet, Zahlungseingänge überwacht, Erinnerungen verschickt. Das Mahnwesen läuft, ohne dass jemand daran denken muss.

Kunden-Onboarding

Auftrag gewonnen? Der Agent legt das Projekt an, versendet Willkommens-Unterlagen, sammelt Zugänge ein und dokumentiert alles — der Kunde fühlt sich vom ersten Tag professionell betreut.

Wiedervorlagen & Fristen

Vertragsverlängerungen, offene Posten, vereinbarte Follow-ups: Der Agent behält jede Frist im Blick und meldet sich rechtzeitig — nichts fällt mehr durchs Raster.

// Aus der Praxis

Der Agent, der mir selbst die meiste Zeit zurückgegeben hat.

In meiner eigenen Agentur war die Verwaltung der größte versteckte Kostenfaktor. Nicht ein großer Block — sondern hundert kleine Unterbrechungen: ein Angebot hier, eine Rechnung da, eine vergessene Wiedervorlage dort.

Heute läuft diese Kette bei mir automatisch durch: Vom angenommenen Angebot über das Onboarding bis zur bezahlten Rechnung. Genau dieses System baue ich — angepasst an deine Abläufe — für deine Agentur.

So bauen wir deinen Agenten

Workflow: Neukunde

projekt: kunde_2026-031 · live

01 Angebot erstellt & versendet

Erledigt

02 Auftrag bestätigt → Projekt angelegt

Erledigt

03 Onboarding-Unterlagen versendet

Erledigt

04 Anzahlungsrechnung gestellt

Läuft

05 Zahlungseingang überwachen

Wartet

// So läuft’s

In vier Schritten zu deinem Administrations-Agenten.

Analyse

Wir schauen uns deine Verwaltungsprozesse an: Wo entstehen Angebote, wie laufen Rechnungen, was geht verloren?

Konzept

Du bekommst einen klaren Plan: welche Abläufe automatisiert werden, welche Tools angebunden werden, wo du die Kontrolle behältst.

Aufbau

Der Agent wird an deine bestehenden Systeme angebunden — Buchhaltung, E-Mail, Projektverwaltung — und ausgiebig getestet.

Betrieb

Der Agent läuft im Hintergrund. Auf Wunsch übernehmen wir Wartung und Weiterentwicklung im monatlichen Retainer.

// Kein Baukasten

Deine Buchhaltung, dein CRM, deine Vorlagen: Der Agent fügt sich in deine bestehende Tool-Landschaft ein — statt dich zu einem Systemwechsel zu zwingen. Lizenzen laufen auf deinen Namen, Daten bleiben bei dir.

// Passt dazu

Weitere Bereiche automatisieren

SEA-Agent

Kampagnen-Reporting und Anomalie-Erkennung für Google Ads — die nächste Reporting-Last, die wegfallen kann.

SEO & GEO Agent

Rankings, technische Fehler und KI-Sichtbarkeit für alle Kunden automatisch überwachen.

Alle Agenten

Verschaff dir den Überblick: Welche Bereiche deiner Agentur sich mit KI-Agenten automatisieren lassen.

// Häufige Fragen

Was Agenturinhaber wissen wollen

Behalte ich die Kontrolle über Angebote und Rechnungen?

Ja — du entscheidest, wo der Agent eigenständig arbeitet und wo er nur vorbereitet. Viele Agenturen lassen Angebote z. B. als fertigen Entwurf erstellen und geben sie per Klick frei. Die Freigabe-Schwellen legen wir gemeinsam fest.

Welche Tools werden angebunden?

Das entscheiden wir individuell nach deinem Setup — Buchhaltungssoftware, E-Mail, CRM, Projektverwaltung. Der Agent wird an die Systeme angebunden, die du bereits nutzt, statt dich zu einem Tool-Wechsel zu zwingen.

Ist das mit deutschen Buchhaltungs-Anforderungen vereinbar?

Der Agent arbeitet mit deinen bestehenden, GoBD-relevanten Systemen zusammen — er ersetzt sie nicht, sondern bedient sie. Die Rechnungsstellung läuft weiterhin über deine Buchhaltungssoftware; der Agent automatisiert die Schritte drumherum. Details klären wir im Erstgespräch anhand deines Setups.

Ist das Ganze DSGVO-konform?

Ja. Die nötigen Lizenzen werden auf deinen Namen registriert, die Daten bleiben in deiner Hand. Wir bauen den Agenten so, dass er den Anforderungen an Datenschutz und Datenhoheit entspricht — gerade bei Kunden- und Rechnungsdaten entscheidend.

Was kostet ein Administrations-Agent?

Das hängt vom Umfang ab: Ein einzelner Workflow (z. B. Angebotserstellung) startet ab 2.400 € netto, ein komplettes Verwaltungssystem vom Angebot bis zur Wiedervorlage liegt höher. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deine Abläufe an und du bekommst eine konkrete Einschätzung.

Hol dir die Stunden zurück, die niemand bezahlt.

Im kostenlosen Erstgespräch finden wir heraus, wie viel Verwaltungszeit in deiner Agentur wirklich steckt — und was sich davon automatisieren lässt.

Administrations-Agent anfragen